新・MS Wordの使いこなし
【インドネシア語専攻で勉強する人のために】
卒論の作成を進めている人を念頭に、論文作成の効率をあげ、ストレスを減らすために便利なMS Wordの機能を紹介しておきます。
1. ページを変えるときは「改ページ」
たとえば目次のページを作成してあと、次は本文のページを作ろうとするとき、スペースを連打していませんか？これだと、あとで目次の分量が増減するたびにスペースの数を再調整しなければなりません。
もっとも効率的な方法は、目次の最後に「改ページ」を挿入することです。メニューからページレイアウト」＞「ページ設定」＞「区切り」＞「改ページ」を選んでください。
2. 参考文献リストを作るときは「ぶら下がりインデント」
参考文献リストには、著者名、刊行年、書名などの情報が続きます。文献の数が増えれば増えるほど、全体の一覧性が悪くなります。
このようなときには、参考文献リストのスタイルを「ぶら下がりインデント」にすることで一覧性が改善できます。
ぶら下がりインデントを適用するためには、まず、「左インデント」の位置を右方向に4～5字程度移動します。次に、「1行目のインデント」の位置を元の位置に戻します。
メニューの「スタイル」に新しいスタイルとして登録しておくと、いつでも呼び出すことができてさらに効率的です。
3. 章や節には「スタイル」の「見出し1」、「見出し2」
卒論のようにページ数の多い原稿では、章や節の一覧性が悪くなります。作成する途中で目次のように一覧できたら便利だとは思わないでしょうか？
そういうときには、スタイルにある「見出し1」、「見出し2」（節の下が細かく分かれているときにはさらに「見出し3」）を適用すると効率的です。
章や節に「見出し」のスタイルを適用したあと、コントロール＋Fを押してナビゲーションウィンドウを呼び出し、その中の「見出し」を表示させると、章は節が一覧で表示されます。
表示された章や節をクリックすると、その章や節にジャンプするので、卒論の中の特定の個所に直接ジャンプすることができ、大変に便利です。また、Wordの目次作成機能を使うと自動的に目次を作成することもできます。
なお、デフォルトの「見出し」のスタイルは太文字になったり、インデントが入っていたりして使いにくい場合があります。その場合は、自分の使いたいスタイルに変更したうえで、メニューの該当するスタイルを右クリックし、「選択箇所と一致するように〇〇を更新する」を選ぶことでスタイルを変更することができます。
4. 用語の統一には「検索」と「置換」
卒論では用語や表記を統一する必要があります。たとえば、「イスラーム」と「イスラム」、「したがって」と「従って」などの混用には注意が必要です。
それでは、論文作成の途中で異なった用語・表記の混用に気づいたとき、どうすればよいでしょうか？卒論の最初から最後まで読み返していては、時間もかかりますし、見落としの可能性もあります。
こういうときには、「検索」機能を使いましょう。コントロール＋Fを押してナビゲーションウィンドウを呼び出し、検索窓に捜したい用語・表記を打ち込んで検索すると、卒論の中の該当の用語・表記をすべてチェックすることができます。
さらに、「置換」機能を使うと、自動的に別の用語・表記に置き換えてくれます。
5. 添削には「コメント」機能
指導教員に添削してもらう場合には「コメント」機能を活用しましょう。
卒論が最終的に完成し、印刷する前に「コメント」をすべて削除することを忘れないようにしてください。メニューから「校閲」＞「削除」の右側の三角形をクリックし「ドキュメント内のすべてのコメントを削除」を選んでください。
6. ファイル名にも留意
指導教員に卒論の原稿を添削してもらう場合、原稿を添付ファイルでやり取りすることになります。その場合、ファイル名にも留意してください。
ファイル名には自分の名前、ファイルの内容、ファイルの作成年月日を入れておくようにすると整理が楽です。たとえば、〇〇〇〇を姓名とすると次のようなファイル名が想定されます：
- 〇〇〇〇-卒論-20181221
年月日は年も含めて8桁で表すようにしましょう。こうしておくと、パソコンのフォルダ内でファイルが時系列に沿って並んでくれますから、常にどのファイルが最新かが一目でわかります。
このようにファイル名のフォーマットは一定にしておくことがポイントです。したがって、フォーマットを決めたら、とくに理由がない限り、同じフォーマットを使い続けるようにしてください。