卒業生等の証明書申請

担当:教務課記録係(学部)・大学院係(大学院)

※平成30年1月より一部取扱いを変更しております。平成30年1月以降に申請する場合は、以下に従い手続きを行ってください。

卒業生等が在学時の各種証明書を申請する場合、次の方法があります。

  1. 直接窓口へ来訪
  2. 郵送

※FAX、E-mail、お電話でのお申し込みは一切受け付けておりません。

なお、教務課で発行している証明書の種類は次のとおりです。

  1. 卒業・修了証明書
  2. 成績証明書
  3. 調査書(提出先所定の書式があるもの)
  4. 学力に関する証明書(教員免許申請用)
  5. 学位取得証明書(学部卒業生は和文のみ)
  6. その他

発行に時間のかかるものもあります。特に教職関係の証明書は特殊な証明書扱いとなり、発行までに日数を要しますのでご注意ください。(後述の「発行のための所要日数」を参照してください。)事前に担当係までお問い合わせください。

1. 直接窓口で申請する場合

本人確認のための顔写真付きの身分証明書(運転免許証、パスポート等)をご持参のうえ、教務課の窓口にて、備え付けの「証明書交付願(兼姓名変更届)」により申請してください。
受け取りを郵送で行うことも可能です。
その場合は申し込み時に宛先を記載し切手を貼った返信用封筒をご持参ください。
(封筒サイズ・料金は下記のC.返信用封筒をご参考ください)

受付時間
平日 9:00~12:40、13:40~16:30

2. 郵送で申請する場合

以下の A.申請書・B.顔写真付きの身分証明書(運転免許証、パスポート等)のコピー・C.返信用封筒 を担当係まで送付してください。
なお、発行手数料は不要です。(郵送料のみご負担願います。)

A.申請書

「証明書交付願(兼姓名変更届)」を出力し、記入してください。

証明書交付願(兼姓名変更届)のファイルはPDF形式になっております。
証明書交付願(兼姓名変更届)をプリントアウトできない方は、以下の必要事項を便箋等に記入してください。

  1. 氏名・フリガナ(英文を希望する場合は必ずローマ字表記を併記してください。)
  2. (在学時と氏名が異なる方は)在学時の氏名・フリガナ・ローマ字表記
    ※原則として証明書は在学時の氏名で発行します。
    改姓等があった場合は新旧両方の氏名を記載してください。
    また、在学時の氏名・変更後の氏名どちらでの発行を希望するか記入してください。
    変更後の氏名での発行を特に希望する場合は姓名変更手続をいたしますので、戸籍抄本(謄本)の原本を添付してください。
    なお、希望の記載がない場合や、戸籍抄本(謄本)の添付がない場合は在学時の氏名にて発行いたします。
    変更後の氏名での発行を特に希望する場合は姓名変更手続をとる必要があります。
    (戸籍抄本(謄本)の原本を添付してください。)
    留学生の方で、漢字氏名での発行を希望する場合は、その旨を必要理由欄に記入して下さい。
    常用漢字のみでの対応とさせていただきますので、ご希望の方は常用漢字で氏名の記入もお願いいたします。
    なお、記入のない場合は、在学時の氏名(カタカナ等)にて発行いたします。
  3. 生年月日
  4. 入学及び卒業・修了年月
  5. 所属
    学部 :学科または課程・専攻語
    大学院:研究科・専攻・コース・取得学位
  6. 証明書の種類・部数・厳封の有無
    ・和文・英文の別を明記願います。
    ・厳封を要する場合は厳封方法について記入してください。
    (厳封の有無について記入がない場合は厳封の扱いをいたしません)
  7. 必要理由・提出先
  8. 連絡先(住所・日中連絡のつく電話番号・E-mailアドレス等)
    確認事項がある場合、連絡いたします。確認できないと発行が遅れる場合もありますので、 必ず日中連絡のつく連絡先を記入して下さい。
  9. (英文を希望する方は)国籍

学力に関する証明書(教員免許申請用)を希望される場合は、1~8に加えて次の項目も明記願います。

  1. 取得しようとする教員免許状の種類(教科及び中学・高校の別)

B.顔写真付きの身分証明書(運転免許証、パスポート等)のコピー

※マイナンバーが記載されている証明書のコピーを提出する場合には、マイナンバーの記載箇所を黒く塗りつぶしてください。
※顔写真付きの身分証明書を保持していない場合は、氏名と生年月日が確認できる証明書(健康保険証等)のコピーを添付してください。

C.返信用封筒

宛先を記載し、切手を貼ったもの。
サイズは長形3号(23.5×12.0cm 定形最大)。ただし発行部数によります。10部以上の申請の場合や、 証明書に折り目を付けずに入手ご希望の場合は、角形2号(A4判の用紙が入る大きさ)のご用意お願いします。
特殊扱(速達等)を希望する場合はその料金分の切手をプラスしてください。

切手代金の目安(ご使用の封筒等により、料金が変わることがあります)

郵送料金
(カッコ内は速達の場合)
厳封なし
定形 82円(362円) 25gまで 4枚まで
92円(372円) 50gまで 9枚まで
定形外 120円(400円) 50gまで 7枚まで
140円(420円) 100gまで 17枚まで

・厳封をご希望の場合は、郵送料金が変わります。詳しくは担当係までお問い合わせください。
・学部の英文成績証明書は枚数が多くなる場合があります。事前に担当係までお問い合わせください。
 (証明書用紙は1枚につき約5g、厳封用封筒は約3gとなります。)
なお、郵送料金不足の場合でもそのまま返信いたします。お受け取りの際に、不足分をお支払いください。また、切手は多めにご用意いただき封筒に貼らず同封してくだされば、必要分だけ使用し不要分は返信時に同封してお返しいたします。

海外在住の方で日本の切手が入手できない場合は、
(1)日本国内在住の家族・知人等に依頼 (2)国際返信切手券を送付(1枚130円換算)
のいずれかの方法をとってください。

発行のための所要日数

書類を受理した日の翌日から起算して、和文で3営業日後、英文・教職関係の証明書全般で7営業日後の発行及び発送となります。
和文の卒業証明書・成績証明書でも、提出先の専用書式があるものについては7営業日後の発行となります。
ただし、いずれも土・日・祝日・夏期一斉休業期間*・臨時休業日及び12月29日~1月4日は所要日数から除きます。
    * 2018年の夏季一斉休業期間は8月13日~8月15日
窓口での直接申請であっても、即日発行はできません。
証明書の種類によっては更に日数がかかる場合があります。
発行までの日数及び前後の郵便事情等をご勘案の上、余裕を持ってお申し込みください。
至急希望(○月○日まで送付希望等)のメモのみ同封いただきましても、ご希望に添えません。

(例)和文証明書の場合
月曜日に受理・・・木曜日発行
金曜日に受理・・・翌週水曜日発行 (いずれも間に祝日等を挟まない場合)

海外在住の方へ

海外から申請する場合の手続きも、郵送で申請する場合と同様にA.申請書、B.顔写真付きの身分証明書(運転免許証、パスポート等)のコピー、C.返信用封筒を担当係まで送付してください。
(1)ご本人様が海外から直接必要書類を郵送する
(2)日本国内に在住する代理人を通して申請する(代理人による申請については下記の注意事項をご参考ください)
返信用の送料については必ず日本の切手をご用意ください。
日本の切手が入手できない場合は、
(1)日本国内在住の家族・知人等に依頼
(2)国際返信切手券を送付(1枚130円換算)
のいずれかの方法をとってください。

注意事項

  • 本人による申請・受け取りを原則としますが、やむを得ない場合は代理人でも結構です。ただし、代理人による申請・受け取りの場合は、先述の必要書類に加え、必ず本人の委任状(Word)と代理人の身分証明書も提出してください。委任状をプリントアウトできない方は、以下の必要事項を便箋等に記入してください。
    委任状(Word)のダウンロードはこちら
    1.委任状の作成年月日
    2.代理人氏名
    3.代理人住所・電話番号
    4.委任者との関係
    5.委任者氏名(※署名又は記名押印)
    6.委任者生年月日
    7.委任者住所・電話番号
  • 証明書をメール添付・FAXで送付することは一切行っていません。ご了承ください。
  • 英文以外の外国語文による証明書は発行しておりません。ご了承ください。
  • 大学院入試出願のための調査書等、提出先所定の書式があるものについては、申し込み時に必ず申請書と一緒に提出してください。(募集要項・記入要領のコピーも添付)

なお、所見を記入する欄(「在学中の状況」「推薦理由」等)がある場合は、必ず指導教員等、本人のことをよく知る教員に直接記入を依頼してください。 教員に依頼する前に、教務課に所定用紙を添えて証明書申請してください。その際に、教務課で厳封用封筒を渡しますので、教員に記入を依頼し、封筒に入れ厳封してもらい、教務課に持参してください。
(所見欄については、教務課では記入できません)

請求・問い合わせ先

〒183-8534 東京都府中市朝日町3-11-1

東京外国語大学教務課

(学部)記録係 042-330-5166
kiroku
(大学院)大学院係 042-330-5167
kyoumu-daigakuin

※メールの使用にあたっては、記載のアドレスに続けて「@tufs.ac.jp」を付してください。

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